- Toma un curso de mecanografía para aprender a escribir rápidamente.
Probablemente un truco muy obvio, pero todavía mucha gente no hace esto
No tienes que ir a la “clase de mecanografía” ya que hay muy buenos cursos en línea - Use teclas de acceso rápido para manejar el correo electrónico en lugar de un mouse
- Planifique responder a los correos electrónicos en lugar de responder como una respuesta de Pavlov
– otras personas no saben tu planificación y prioridades
– Enviar un correo electrónico no significa que tenga que responder de inmediato.
– para otras personas es más importante saber cuándo vas
Responder que responder inmediatamente. Así que puedes enviar una primera muy
Corta e-mail diciéndoles cuándo responderás. Esto evita
Seguimiento de correos / llamadas telefónicas / visitas del remitente del correo electrónico.
– En el proceso de planificación, tenga en cuenta sus otras actividades,
Prioridades y plazos y su capacidad. - Si está recibiendo correos electrónicos que no tienen ningún significado en el contexto de su trabajo, pídale al remitente que no le envíe ese (tipo de) correos electrónicos nuevamente.
- Utilice el sistema Getting Things Done para manejar su correo electrónico:
– Si puedes manejar un correo electrónico en 2 minutos, manéjalo.
– Si no puedes manejarlo en 2 minutos:
– Moverlo a las siguientes acciones o más tarde / tal vez o esperando
– Borrar correos que no tienen valor.
– Archiva los correos con los que no tienes que actuar.– para archivar: no use subcarpetas, solo una carpeta “archivar”
Si usa el asunto de los correos de manera inteligente, puede encontrar correos electrónicos de manera rápida y fácil. - Evitar conversaciones de correo de ping-pong en el correo electrónico.
– en su lugar: organizar una reunión corta para discutir todas las perspectivas
– Cuida una buena lista de acciones con acciones SMART
(específico, medible, asignable, realista, relacionado con el tiempo) - Si es posible: use un sistema de mensajería directa (Lync / Slack / …)
De esta forma no tiene que esperar la respuesta de la otra persona.
Puede hacer preguntas para aclarar y discutir acciones a tomar - Use una lista de acciones separada en lugar de usar su buzón como lista de acciones
– para que pueda filtrar por prioridad / contexto / urgencia / fechas límite, etc.
– Si es necesario / útil, refiérase a (a) correo (s) específico (s) en la acción - Coloque “información estable a largo plazo” en una wiki o medio similar
– para que pueda consultar la wiki / url en lugar de escribir una respuesta - Use temas estructurados para que pueda encontrar correos electrónicos de manera rápida y fácil