Si quisiera construir una empresa sin oficina, ¿qué estrategias de comunicación, hábitos y tecnologías debería emplear para asegurar el éxito?

Answer 1

Trabajo para http://www.couchsurfing.org y estamos 100% remotos sin oficina central. Tenemos 30 colaboradores a tiempo completo repartidos en 15 zonas horarias en cada contenido, excepto en Antártica, y hemos estado trabajando de esta manera durante más de un año.

Nuestro conjunto de herramientas críticas consiste en:

• Basecamp: colaboración en proyectos y gestión de tareas. Esto ha demostrado ser una evaluación valiosa, ya que permite compartir archivos, listas de tareas, colaboración y seguimiento del tiempo. Como no todos están en línea al mismo tiempo, podemos trabajar en lotes y luego pasar las tareas a la siguiente zona horaria cuando cerremos la sesión. http://www.basecamphq.com
• Google Apps: la creación de documentos en Google Docs permite que varias personas trabajen en el mismo archivo al mismo tiempo y compartan ideas. También hace que las hojas de cálculo y compartir presentaciones sean simples. Gmail se encarga del correo electrónico y facilita la creación y administración de direcciones de correo electrónico nuevas y antiguas. Google Talk / Chat nos permite comunicarnos entre nosotros por voz y texto mientras trabajamos en proyectos. http://www.google.com/a
• Skype: Bueno para discusiones improvisadas y chat de voz uno a uno, pero falla con un mayor número de personas. Mantiene un largo historial de chat con texto de búsqueda, lo cual es útil. También tiene pantalla compartida, pero no tiene control de pantalla. http://www.skype.com
• TeamSpeak: software de chat de voz grupal con funcionalidad push to talk para limitar el uso del ancho de banda. Permite configurar diferentes “salas” para conferencias virtuales con diferentes niveles de encriptación y ancho de banda. Lo usamos para reuniones de más de 24 personas en toda la empresa (recuento máximo de usuarios actuales de Skype). http://www.teamspeak.com/
• Campfire: 37signals chat basado en web que se integra con Basecamp, pero también puede ser independiente. Cuando se usa con la aplicación fluida para Mac, se convierte en un poderoso cliente de chat que puede hacer imágenes en línea y mostrar códigos. Lo usamos para maquetas visuales y creación de ideas. http://www.campfirenow.com
• Dropbox: se utiliza para compartir archivos, hacer copias de seguridad del trabajo y mantener los documentos seguros. Podemos eliminar documentos de la carpeta de alguien si ya no necesitan acceso y esto mantiene a todos actualizados. http://www.dropbox.com
• Freshbooks : nos permite administrar fácilmente la facturación, las horas y el trabajo del contratista. Cada contratista envía facturas a través de libros nuevos y podemos pagarlas automáticamente y realizar un seguimiento. http://www.freshbooks.com
• TrackRecord : un complemento de Basecamp que permite a las personas registrar el tiempo dedicado a las tareas y actualizar fácilmente su tiempo en línea. http://trackrecordapp.com/
• Correo electrónico : esto está cambiando, a medida que avanzamos hacia más debates grupales en Basecamp, pero el correo electrónico sigue siendo la herramienta de acceso para la comunicación individual si no estamos en un cliente de chat juntos.

En el lado tecnológico que utilizamos:

• SVN / GIT : mantenga nuestro sistema de archivos actualizado y mantenga la base del código
• VMware / virtualbox : las máquinas virtuales nos permiten seguir ejecutando copias idénticas de nuestro sistema en las computadoras de todos. Una actualización y todos migramos a la versión más nueva.

Hábitos y Estrategias:

Una buena capacitación y una sólida comprensión de las mejores prácticas de trabajo remoto le servirán mejor que muchas herramientas.

• Comunicación: la pronta respuesta a las alertas entrantes y la comunicación empática entre los miembros del equipo es importante ya que los malentendidos pueden ocurrir fácilmente a través de medios en línea. Especialmente si su equipo está formado por personas de diferentes culturas e idiomas.

  Es importante asegurarse de que las personas tengan la oportunidad de reunirse al menos una vez virtualmente a través de un chat de video o voz para que puedan sentirse mutuamente y aprender con quién están hablando. Esto mantiene intacto el elemento humano.

• Etiqueta de correo electrónico : mantenga los temas cortos y al grano. Piensa en el estilo AP aquí. Si el resto del mensaje no lo logra, ¿puede el destinatario obtener la esencia del asunto? Esto permite a las personas priorizar y responder en especie.

  Termine los correos electrónicos con opciones. Debido al retraso de tiempo en las empresas de trabajo remoto, una sola pregunta puede llevar a un día o más de tiempo de inactividad. Finalizar correos electrónicos con:

  Si la opción “A” es correcta, haga el proyecto 1, si la opción B funciona, haga el proyecto 2 … ect …

• Zonas horarias: priorice las tareas según las zonas horarias. Si algo tiene que suceder primero en una zona horaria temprana, comuníqueselo a la persona responsable allí. Un buen momento puede hacer que un proyecto literalmente recorra todo el mundo con el trabajo completado las 24 horas del día.
• Reuniones : tenemos una reunión de empresa completa bimensual para asegurarnos de que todos sepamos que todavía existimos. Es posible que no necesite hacer esto, pero para nosotros es bueno escuchar voces con las que no interactuamos a diario.

  Tenemos reuniones individuales, conversaciones y reuniones de gestión de proyectos para mantener a todos en la tarea, pero las personas generalmente se basan en “hacer su propio trabajo”. Esto permite largos períodos de tiempo de trabajo ininterrumpido.

  Cuando tenemos que tener reuniones, rotamos los horarios para que no estén en horas impares para un individuo cada semana.

• Conexión: tenemos una conferencia de la empresa cada 6 meses para garantizar el tiempo y la conexión personal. Esto es crítico ya que nos permite entender con quién estamos trabajando. ¡A pocas personas les gusta estar aisladas todo el tiempo!

Todavía estamos aprendiendo y constantemente intentamos nuevos programas para ver qué funciona para nosotros, pero estos nos permiten mantener una fuerza laboral independiente con una mínima demora en la comunicación.

-Ben

Answer 2

RedMonk es así, no tenemos una oficina central real y estamos distribuidos en 4 ciudades diferentes en los Estados Unidos y Europa.

Aquí hay una bolsa rápida:

• Utilizamos Google Apps y la combinación de correo electrónico, calendario y documentos es excelente. Ninguno de ellos (excepto GMail, en mi opinión) está en la cima del montón (de hecho, GCal y Docs son bastante pobres, en realidad), pero la naturaleza y la simplicidad de SaaS contribuyen en gran medida a facilitar la colaboración.
• Hay mensajes instantáneos, por supuesto, pero con nosotros el correo electrónico sigue siendo el rey. También confiamos mucho en Twitter para mantenernos al día. Si bien no podemos salir a almorzar juntos para ponernos al día socialmente, sabemos más o menos lo que está sucediendo en nuestra vida personal lo suficiente como para beneficiarnos cuando estamos trabajando, principalmente debido a Twitter.
• Lo operativo que desea hacer es inculcar principios y mejores prácticas en su gente para que puedan pensar y actuar por su cuenta. Si está ubicado, es fácil preguntar cómo hacer cosas simples y cotidianas (qué plantilla utilizamos para XYZ). Incluso con mensajería instantánea y demás, se vuelve molesto hacer eso “virtual”. Establecer prácticas.
• Una buena práctica es dejar que los empleados compren su propia TI y la administren. Supongo que esta es una audiencia altamente técnica aquí, así que eso es algo asumido. Además de las aplicaciones web (como Google Apps, etc.), trataría de limitar los requisitos de TI.
• También me gusta mucho Google Voice.
• Además, asegúrese de proporcionar Internet de alta velocidad, probablemente pagando por ello. Si puede obtener Internet móvil para todos, mejor. Una cosa que he notado es que es fácil infravalorar el valor de una línea fija real, no VoIP, Skype o lo que sea. Si tiene una configuración virtual y habla mucho por teléfono (como yo), notará que Skype falla mucho. Ya sea por culpa de Skype o de la red, no me importa: no funciona lo suficientemente bien si esperas usar mucho el teléfono. Obtenga líneas fijas de personas si es posible.
• Puede considerar el presupuesto para oficinas para empleados remotos. Trabajé en casa durante muchos años, pero una vez que tuve un bebé, eso no funcionó.
• Realmente me gustaría la idea de tener una reunión semanal de estado con nosotros para trabajar, pero nunca seguimos la práctica, a pesar de lo mucho que generalmente hacemos cuando los tenemos.
• Además, si tiene contratos, formularios u otros “artefactos” con los que trata a los clientes, centralícelos y asegúrese de que todos los conozcan.