¿Cuáles son algunas buenas maneras de documentar las “lecciones aprendidas” al final de un proyecto, a fin de aumentar la probabilidad de que el aprendizaje se aplique a esfuerzos futuros?

Answer 1

Documentar las lecciones aprendidas en un formato organizado y accesible es un buen comienzo, pero para obtener un valor duradero del proceso de lecciones aprendidas, debe incluir las lecciones en el proceso general de mejora continua.

Una estrategia práctica es evaluar las lecciones a través de un rápido análisis de riesgo clasificando cada una en probabilidad de repetición y consecuencia de la repetición. Luego tome los artículos de alto riesgo y revíselos en relación con los procedimientos formales y las prácticas de trabajo del evento. Considere la posibilidad de actualizar estos documentos para abordar las lecciones aprendidas o si no existen documentos formales relacionados con las lecciones, considere que puede haber una oportunidad para ampliar los procedimientos formales para abordar las lecciones aprendidas.

Una vez que los documentos formales aborden los problemas, también considere revisar las lecciones de alto riesgo en contra de su programa de capacitación de empleados y material de capacitación. ¿Existe la oportunidad de mejorar el programa de capacitación para abordar las lecciones?

Si los procedimientos formales abordan las lecciones aprendidas, los programas de capacitación abordan las lecciones aprendidas y las lecciones aprendidas específicas están documentadas y disponibles para referencia, entonces se puede establecer la expectativa de que problemas similares en proyectos futuros se tratarán como un problema de rendimiento con el Miembros del equipo del proyecto.

Answer 2

Aquí hay una visión general del proceso con el que estoy trabajando …

Recopilación y documentación de comentarios

1. Solicite comentarios de todo el equipo (por correo electrónico, con envíos a usted por cualquier medio que se sientan cómodos de usar: verbal, etc.)
2. Documento / categorizarlo de forma anónima (PM haría esto)
3. Presentar y reflexionar en reunión con equipo central. Añadir / editar / aclarar los elementos. Discutir las recomendaciones en la reunión. Dirigir esta reunión y mantener a todos sanos y no amargados … ¡buena suerte!
4. Entregar el documento final con artículos y recomendaciones a todo el equipo. (Llámelo un borrador para permitir una retroalimentación final de los miembros del equipo que no estuvieron presentes en la reunión; incluya comentarios. Luego, libere la versión final “final”.)
5. Almacene los elementos en una base de datos de lecciones aprendidas (una hoja de cálculo, a menos que tenga una herramienta compartida que sea mejor) en una ubicación compartida (multifuncional / proyecto cruzado)

Campos de hojas de cálculo compartidas (columnas) para el DB de Lecciones Aprendidas:

• Producto o Programa (línea de producto de alto nivel afectada)
• Característica (características del producto involucradas)
• Año / trimestre de lanzamiento (2012-01, 2012-02, etc.)
• Proyecto (nombre del proyecto para la fecha delimitada)
• Categoría (Comunicaciones, Planificación, Alcance, etc.) sigue trabajando en el mejor conjunto de categorizaciones aquí. Se pueden usar las áreas de conocimiento de PMBOK. Tenga cuidado de no enumerar los departamentos / personas aquí, es decir, “Arte”.)
• Nombre del problema / éxito (nombre corto para el problema)
• Descripción / Notas (más detalles según sea necesario)
• Impacto (individual, equipo, proyecto, organización, recurrente, etc.)
• Recomendaciones (sugerencias sobre cómo mejorar)
• Acciones (lo que realmente hiciste)

Creo que agregar los campos adicionales alrededor de la ayuda de productos / características para filtrar en qué áreas de la empresa están generando la mayor cantidad de comentarios / problemas en los proyectos. Es algo así como el seguimiento de errores para el proceso. 🙂

Este proceso y las comunicaciones deben adaptarse a las características específicas del proyecto, la cultura de la empresa, los miembros del equipo involucrados. Mantenga sus ojos y oídos abiertos, tenga cuidado con los torpedos lanzados contra otros miembros del equipo y mantenga el enfoque en el proceso y los entregables, no en las personas y sus hábitos.