Los 10 mejores consejos para una gestión exitosa de eventos lo ayudarán a dominar el arte de planificar un evento memorable y efectivo.
1. Comience temprano
Comience a planificar tan pronto como sea posible. Si su evento es un evento grande, debería comenzar a planearlo con cuatro a seis meses de anticipación. Los eventos más pequeños necesitan al menos un mes para planificar. Para mantener la carrera final hasta que el evento fluya sin problemas, intente asegurarse de que todos los contratos de los proveedores se completen unas semanas antes del evento.
2. Permanezca flexible
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A lo largo de la planificación del evento, las cosas van a cambiar. Ya sea el horario de los eventos, las ubicaciones o incluso el tipo de evento que está organizando, debe asegurarse de que sea flexible y pueda satisfacer las demandas cambiantes.
3 . Negociar
A pesar de lo que muchos vendedores le dirán, todo es negociable. Recuerde que con cada evento habrá costos imprevistos, así que trate de negociar el precio más bajo posible. Determine su presupuesto antes de reunirse con un proveedor y ofrezca pagar entre un 5 y un 10% menos que esta cifra. Su proveedor puede poner una pelea, pero en última instancia, quieren ganar su negocio.
4. Asignar responsabilidades
Divida los diversos elementos del evento en secciones (por ejemplo, registro, restauración, transporte) y asigne una sección a cada miembro de su equipo. Como son los únicos responsables de su propia sección, estarán mucho más informados sobre pequeños cambios de detalles.
5. Crear un documento compartido
Con la nube vienen muchos beneficios, y colaborar con su equipo no podría ser más fácil. Para mantener a todos en la misma página, cree un manual o documento central que detalle todo lo que tiene que ver con el evento, incluidos los contratos de los proveedores, la información de los asistentes y el plano de planta. Con un documento compartido, todos pueden remitirse a él si no están seguros, y todo su equipo puede detectar si algo está fuera de lugar.
6. Tener un plan de respaldo
Es raro que un evento se realice sin al menos un problema, que un elemento no aparezca o que una persona importante llegue tarde. Evalúe los activos más importantes que tendrá su evento y cree un plan de respaldo para cada uno. Si surgen varios problemas en el futuro, evalúelos y decida si se puede encontrar una alternativa o si se debe eliminar completamente del evento.
7. Haz una Carrera
Aproximadamente dos semanas antes del evento, haga un recorrido de todo el proceso del evento. Organice una reunión con su equipo y recorra mentalmente todo, desde la configuración inicial hasta el proceso de seguimiento. A menudo, las complicaciones se destacan en estas reuniones, y tendrá tiempo para corregirlas. Unos días antes del evento organiza otro recorrido en el lugar.
8. Fotografiar todo
Las imágenes pintan más que mil palabras, y publicar fotos positivas en línea es una excelente manera de demostrar el éxito de su evento. Si tiene el presupuesto, contrate a un fotógrafo profesional, estarán más informados sobre el tipo de fotos que se requieren y se acercarán a usted para obtener información específica. Solicite una serie de tomas para asegurarse de que cubre todas las bases, como una foto de la sala completa, fotos de la marca del evento y muchas fotos de los asistentes que se divierten.
9. Estar en línea
Un evento es la manera perfecta de mejorar tu presencia en las redes sociales. Cree un hashtag personalizado para su evento en Twitter y anime a sus seguidores a twittear sobre ello. De manera similar, cree un evento en Facebook y anime a sus seguidores a etiquetar el evento en publicaciones relevantes. Suba sus fotos una vez que finalice el evento y anime activamente a los usuarios a etiquetarse.
10. Seguimiento inmediato.
Una vez que termina el evento, muchos organizadores caen en una trampa común: tomarse un descanso. Si bien la logística puede hacerse, es importante ser proactivo en el seguimiento con los asistentes, ya sea por correo electrónico o en las redes sociales, para demostrar el éxito del evento.
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Los eventos generalmente requieren que se unan muchos equipos diferentes, que a menudo incluyen varios proveedores externos. Los eventos exitosos dependen de que cada equipo y cada miembro del equipo hagan su trabajo a un alto nivel, así como a la flexibilidad y el compromiso de una buena comunicación entre equipos. Si te encanta formar parte de un equipo y trabajar con personas para crear algo único, los eventos bien podrían ser el camino para ti. 
