Creo que encontrará útil mi respuesta a esta pregunta: la respuesta de Sharon Feldman Danzger a ¿Cómo puedo administrar el tiempo de manera excelente?
“Planificar es traer el futuro al presente para que puedas hacer algo al respecto ahora”. – ALAN LAKEIN
La clave para una buena gestión del tiempo es la planificación. Sin ella, nuestro cerebro se siente sobrecargado y nos pone en modo ‘abrumado’, lo que hace que sea casi imposible realizar un trabajo difícil.
Le sugiero que comience con este sistema y lo modifique a medida que avanza para descubrir qué funciona mejor para usted:
¿CUÁNDO DEBE PLANIFICAR?
Para ser más efectivo, la planificación debe hacerse a diario. Cada noche, antes de terminar el trabajo del día, dedique diez minutos a hacer lo siguiente:
Revisión:
Mira tu lista de tareas pendientes. ¿Qué se completó y qué queda por hacer?
Su lista de tareas pendientes debe incluir una sección para el trabajo y una sección para tareas personales.
Si está buscando una gran aplicación, yo uso (y amo) ToDoist.
Priorizar :
Evaluar y priorizar cada tarea (bajo-medio-alto, 1-2-3, amarillo-naranja-rojo … cualquier sistema que funcione para usted).
¿Qué REALMENTE necesita hacerse de inmediato?
¿En qué grandes proyectos necesita comenzar a progresar?
Estimación
Para cada elemento de su lista de tareas pendientes, calcule cuánto tiempo cree que tardará en completarse. Sé generoso; La mayoría de las cosas tardan más de lo que esperamos.
Al principio, sus estimaciones pueden estar apagadas, pero con el tiempo se volverá bastante preciso, especialmente al repetir tareas.
Grado de dificultad:
Es útil clasificar el grado de dificultad para cada tarea. Puede crear su propia escala o simplemente usar 1 para representar fácil, 2 para medio y 3 para difícil.
¿CÓMO DEBE PLANIFICAR?
¡Aquí es donde todo se une!
6 PASOS PARA UNA PLANIFICACIÓN SÚPER FÁCIL:
- Cada noche, mira lo que hay que hacer . Cada tarea debe tener un tiempo estimado asignado a su bien y un grado de dificultad. Actualice la lista de nuevas tareas y ajuste el tiempo estimado y el grado de dificultad, según sea necesario.
- Saque su calendario y asegúrese de programar. Complete reuniones (o clases si es un estudiante) y otras variables ‘fijas’. Luego, mire su lista de tareas y decida qué debe hacerse de inmediato. Al priorizar su lista de tareas todos los días, nada pasará por alto ni se olvidará. Su calendario es una gran herramienta y servirá como su hoja de ruta cada día.
- Incluya sus artículos personales “fijos” (una clase de ejercicio, baloncesto de recogida los miércoles por la noche, etc.)
- Considere los momentos durante el día en que está más alerta y atento . Todos tienen ventanas de máximo rendimiento. En pocas palabras, es la hora del día en que le resulta más fácil concentrarse y hacer su trabajo más difícil. Programe sus tareas más difíciles durante estos tiempos, pero asegúrese de permitir descansos regulares. Si te encuentras cansado y lento al final de la tarde, asegúrate de planificar un trabajo más fácil durante ese tiempo.
- Permitir descansos regulares. Nuestros cerebros pueden permanecer enfocados por hasta 90 minutos. Es importante, especialmente si está cambiando de tarea, dejar que su cerebro se relaje y se reinicie. Cinco minutos harán el truco (pero tenga cuidado de tomarse un descanso de cinco minutos en las redes sociales; ¡es sorprendente lo rápido que cinco minutos se convierten en cincuenta!)
- El método Pomodoro. Este método de gestión del tiempo fue creado en Italia en la década de 1980 por Francesco Cirillo. La técnica sugiere usar un temporizador configurado para 25 minutos de concentración seguido de 5 minutos de relajación. Puede usar esto como guía o ajustar los 25 a 20 minutos si ese es su tiempo de trabajo óptimo.
¿POR QUÉ DEBE PLANIFICAR?
Su calendario servirá como su hoja de ruta cada día. Programar un tiempo específico para realizar el trabajo le permitirá realizar su trabajo de manera más eficiente y debería descubrir que también hay tiempo para hacer las cosas que disfruta (cenar con amigos, hacer ejercicio, ver películas, etc.)
Bloquear el tiempo en su calendario para las cosas personales que disfruta protegerá ese tiempo para que el trabajo no se filtre.
Seguir un sistema como este te ayuda a dormir mejor por la noche sabiendo qué esperar al día siguiente.
Dicho esto, a menudo nos despertamos con crisis que necesitan que cambiemos nuestros planes. Tener un plan implementado lo hace más resistente y flexible para enfrentar sorpresas y manejar situaciones estresantes.
Si es estudiante, puede aplicar los mismos conceptos (clases sustitutas para reuniones, etc.)
Para obtener más consejos sobre productividad, consulte mi sitio web, blog o mi libro recientemente publicado, Superproductivo: 120 estrategias para hacer más y estresar menos.
