Ahora he hablado en dos conferencias sobre mi solución de administración del tiempo, que no es original, sino más bien una recopilación de las mejores prácticas de varios enfoques a la productividad personal, incluidos GTD y Personal Kanban. Las presentaciones fueron muy bien recibidas y con frecuencia me instaron a documentar el enfoque, por lo que intentaré hacerlo aquí.
De David Allen, “ Getting Things Done “, aprendí que mi cerebro es para el procesamiento, no para el almacenamiento. La mayor parte del estrés en mi vida, quizás todo, solía venir del temor persistente de que había algo más importante que debía estar haciendo. De Tony Buzzan aprendí que la mejor manera de vaciar mi cerebro en un papel es un mapa mental. De Steven Covey aprendí que tengo muchos roles en la vida, y los más importantes son los más fáciles de olvidar a la hora de presupuestar. De Nick Cernis , el autor de Todoodlist , aprendí que visualizar mi vida puede ser divertido. De David Anderson aprendí a visualizar mi flujo de trabajo y a limitar mi trabajo en curso para acelerar el rendimiento de las tareas. Finalmente, de Francesco Cirillo , el creador de la técnica Pomodoro , aprendí a deshacerme de la multitarea y el poder del enfoque.
Si eres un geek de la productividad personal como yo, es posible que hayas reconocido todas estas técnicas populares de productividad. Los he probado todos en su forma purista, según el libro, y he extraído de cada una de las partes que funcionaron mejor para mí.
Soy dueño de una empresa de software y una empresa de gestión de eventos. En el momento presente, estoy coordinando las ventas con una docena de prospectos en varias etapas del proceso de ventas. Estoy envolviendo el ACE! Conferencia sobre desarrollo de software Lean y Agile, y planificación de las conferencias EuRuKo y TEDxKrakow. Estoy coordinando cuatro equipos de producto desarrollando diferentes aplicaciones web. Estoy a punto de lanzar una nueva revista y estoy escribiendo un libro. Además, hago consultorías y hablo en conferencias de software. He fundado el Grupo de usuarios de Krakow Ruby, el Club de OpenCoffee de ITSBA, así como la Alianza de pequeñas empresas de TI, y estoy iniciando un capítulo local de la Sociedad limitada de WIP. También soy padre y valoro mi tiempo con mi familia. Creo que eso es mucho, y significa mantener cada uno de esos proyectos avanzando en un contexto de las tareas diarias normales que debe realizar cualquier propietario de una empresa, como la motivación de los empleados, el reclutamiento, el marketing, la contabilidad y demás. Para empeorar las cosas, soy una persona de la mañana. Para las 3:00 PM mi cerebro se apaga y soy inútil para el trabajo mental. También soy un hombre de familia. Estoy en casa a las 5:00 todos los días y no trabajo en casa. Esencialmente, eso significa que hago casi todo lo que se debe hacer en aproximadamente 30 horas a la semana. Este artículo es sobre cómo lo logro.
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El primer paso consiste en vaciar mi mente y asegurar que capture todo lo que pueda imaginar. Utilizo un mapa mental diseñado después del enfoque presentado en Todoodlist. La primera vez que lo hice, usé papel. Sin embargo, una vez que lo resolví todo como me gustó, comencé a usar una herramienta de mapas mentales en línea, mindmeister.com, para esto. Me gusta usar una herramienta de software por dos razones. Una de ellas es que es fácil de cambiar con frecuencia sin muchas marcas de borradores y raspaduras. La otra es que no es conveniente comprobarlo. No quiero toda la complejidad de mi vida en mi cara todo el tiempo. Eso me volvería loco. Todo lo que quiero saber en cualquier momento es qué debería estar haciendo ahora mismo.
Cada nodo de nivel superior es un proyecto. Los resultados están vinculados a proyectos. Para cada resultado, hay tareas vinculadas para lograrlo. Este enfoque me permite concentrarme en un proyecto a la vez, y luego en un resultado para ese proyecto, de modo que pueda descubrir todas las tareas necesarias para llegar al resultado deseado. Puedo hacer esto sin perder de vista el panorama general, porque solo tengo que ampliar mi enfoque a un movimiento y ver todos los resultados de un proyecto y todos los proyectos de mi vida en un solo lugar.
Me tomó aproximadamente una hora construir este documento la primera vez. Ahora paso quince minutos cada lunes por la mañana revisándolo y actualizándolo. Añado nuevos proyectos, nuevas tareas y elimino tareas que se completaron la semana anterior. Si algo es urgente, cambiaré el color del texto a rojo. Si es muy importante, haré la fuente más grande. Esta práctica hace que sea fácil ver de un vistazo lo que debo hacer y lo que debo hacer.
Aquí hay un detalle del mapa mental:
(este no es mi mapa mental real; es solo una muestra. El mío es aproximadamente el doble de este tamaño)
Una vez que se actualiza este mapa mental, muevo todas las tareas urgentes e importantes a un tablero kanban usando Kanbanery.com. Mi tablero kanban utiliza el siguiente flujo de trabajo:
- Backlog (donde pego todo lo que pienso cuando se me ocurre)
- Esta semana (donde coloco las 25 cosas que pretendo hacer esta semana)
- Hoy (donde pongo las 8 cosas que pretendo hacer hoy)
- Pomodoro actual (donde pongo la única cosa en la que me estoy enfocando ahora)
- Delegado (donde pongo las cosas que le he pedido a otra persona que haga)
- Hecho (esto debería ser lo suficientemente claro)
Entonces, después de actualizar mi mapa mental, muevo todo lo que pretendo hacer esta semana a la columna “Esta semana”. Establecí las prioridades según sea necesario usando tres estados: normal, una estrella, dos estrellas. Para mí, dos estrellas significa que nada más importa hasta que se hace. Una estrella significa que absolutamente debo hacerlo hoy. También agrego estimaciones. Yo uso: pequeño, pequeño, mediano, grande y enorme. Tiny es para cosas como mi recordatorio diario de hacer 50 flexiones. Lo pequeño es para las cosas que puedo hacer en 15 minutos. El medio para mi es media hora. Grande es una hora más o menos. Trato de evitar las enormes tareas, pero son el tipo de cosas que cierran la puerta y desconecto el teléfono, como escribir tediosamente 160 facturas porque mi software de contabilidad manchó los datos de un mes.
Por ahora, he pasado unos 20 minutos y tengo una visión muy clara de mis metas para la semana.
Luego coloco ocho tareas en “Hoy” y puedo ordenarlas por prioridad o por tamaño, dependiendo de cómo me siento con respecto a ellas. Mi planificación para la semana está hecha. Es media hora hasta el lunes, y sé que estoy haciendo exactamente lo que se necesita hacer para avanzar satisfactoriamente todos mis proyectos esta semana. Todo lo demás en mi enorme lista de tareas (el mapa mental completo) puedo olvidarlo hasta el próximo lunes.
Ahora es donde entra en juego la técnica Pomodoro. En el núcleo de este enfoque está el valor de concentrarse para ráfagas cortas de actividad. Específicamente, uno elige que una tarea (o un conjunto de tareas) se complete en 25 minutos, establece un temporizador de 25 minutos, cierra la puerta, desenchufa el teléfono, apaga las notificaciones de IM y cierra su software de correo electrónico, y trabaja, con diligencia, en Sólo la tarea a mano, durante 25 minutos. Luego puedes tomar un descanso de 5 minutos.
Se podría pensar que una persona podría hacer 16 de estos ciclos en un día. Tengo la suerte de obtener más de dos en un día sin interrupciones. Pero en esos 50 minutos hago más que en las otras siete horas de mi jornada laboral, al menos en lo que respecta a los aspectos más importantes de mis proyectos más importantes.
Mantengo un calendario como un cuadro de Seinfeld en la pared, junto a mi escritorio, y al final de cada día escribo la cantidad de Pomodoros completos que hice ese día. A menudo se ve como: 1,2,2,1,3,0,1,2,2… Al hacerlo visible, me motivo para obtener ese número, y es vergonzoso escribir 0, así que trabajo duro para evitar eso.
A lo largo del día, jalo los elementos de Hoy a Actual y luego les doy mi enfoque completo hasta que se puedan mover a Listo. Es realmente tan simple como eso.
También debo mencionar que las tareas que se deben realizar en un determinado día u hora (renovar el pase del tranvía el primero de octubre, llamar a John a las 3:00 del martes, la reunión de planificación de TEDxKrakow a las 5 p.m. del miércoles) solo deben ir a mi calendario de Google.
Así que mi gran herramienta de planificación es un mapa mental. Mi herramienta de planificación semanal es un tablero kanban. Mi herramienta de planificación diaria es una lista de tareas pendientes (una columna de la tabla kanban) y mi calendario.
Descubrí que este sistema mantiene mi mente despejada, me mantiene sano y se maneja fácilmente en solo media hora a la semana.
Por último, ¿qué hacer con las cosas que surgen durante la semana? Estos se dividen en tres categorías: cosas que hacer ahora (contestar el teléfono) que acabo de hacer, cosas que hacer pronto (obtener Ewelina un recibo que ella necesita) que puse en mi tablero kanban hoy o esta semana, y cosas que hacer algún día, pero no urgentemente coloco una bandeja de entrada que reviso mientras hago mi planificación semanal. Esas cosas se convertirán en el plan de la próxima semana o se agregarán al mapa mental.
Si estoy corriendo y pienso en algo, por lo general tengo fichas y un bolígrafo Fisher en el bolsillo. Si no lo hago me envío un email desde mi iPhone.