¿Cuáles son tus mejores hacks para reuniones?

Answer 1

Las reuniones toman una gran cantidad de tiempo en el trabajo cada semana. De hecho, la mayoría de los empleados asisten a un promedio de 15 reuniones por semana, la mitad de las cuales son consideradas improductivas por los asistentes. Entonces, ¿qué se puede hacer sobre la epidemia de mal encuentro?

Tuvimos una conversación en Twitter, #WorkSmartChat, para reunir los mejores eventos de nuestra comunidad de gerentes, fundadores de empresas, entusiastas de la productividad y entrenadores de negocios [1]. Aquí están las principales ideas sobre cómo hacer que las reuniones sean más productivas:

¿Cuáles son las características de una reunión exitosa?

¡Las reuniones cortas eran lo más importante para los participantes del chat de Twitter!

• Corto y al punto @aaronmb
• Propósito / Buena moderación / estructura / respeto de los demás y su tiempo / Próximos pasos @philsiarri
• Oportuno, relevante y orientado a resultados. @ AlexDask1986
• Característica de la buena reunión? Agenda clara, acordada de antemano. Buen tiempo mgmt. Equipo comprometido y puntual. Y galletas. @alonnovy
• Una breve agenda y preparación por parte de los asistentes, comienza y termina a tiempo. @Sherree_W
• Todos preparados para comenzar a tiempo, con un propósito claro y decisiones que deben tomarse, poder avanzar y terminar temprano @rodhogrefe
• Se mantiene a tiempo, distintos resultados, acciones que se hacen! @jobolobo
• Planeado, rápido y pequeño (en lo que respecta a la audiencia) @kjaymiller
• Use el tiempo de la reunión para acordar QUÉ se debe hacer. Deje que se resuelva CÓMO a las personas que realmente tienen la tarea @alonnovy

¿Cuáles son tus trucos para tomar notas útiles de reuniones?

• Utilizo la agenda para tomar notas / hacer un seguimiento de los plazos. Utilizar como referencia si se pierde algo. ScribblePost es genial para esto. @Sherree_W
• Nota de la reunión: escriba solo lo que necesitará para refrescar su memoria más tarde, de modo que pueda concentrarse en escuchar correctamente @alonnovy
• Bien, desvergonzada auto-promoción aquí, pero definitivamente uso ScribblePost para asegurarme de tener notas procesables después de reunirme con @alonnovy
• Notas de la reunión hack: marque los elementos de acción claramente mientras escribe; Asegúrate de anotar quién hará cada uno. @paul_berko
• Las notas de la reunión deben incluir: personas presentes; agenda; puntos clave; próximos pasos @paul_berko
• Concéntrese en escuchar activamente y solo tome notas para los elementos de acción. @ AlexDask1986
• Buen archivo de texto ol @philsiarri
• Estoy usando esta cosa llamada ScribblePost ahora. Ha hecho una diferencia para mí. @aaronmb

¿Cuáles son sus mejores consejos para crear una agenda de reuniones efectiva?

• Sé realista sobre lo que necesitas lograr. Lista no más de 4 artículos. Artículos de acción con fechas límite primero. @Sherree_W
• Asegúrese de que su agenda incluya a todos los miembros. No pongas a todos en una habitación y luego habla con un par de personas. Asegúrese de que la agenda de su reunión solo cubra las cosas que se han discutido anteriormente. NO traiga temas desconocidos. @kjaymiller
• Haga que su agenda sea colaborativa y se pueda compartir, ¡fácil de hacer con ScribblePost! @jobolobo
• Ordene artículos según su importancia y asegúrese de dejar tiempo para una breve interacción social, especialmente si su equipo es virtual @philsiarri
• ¿Primera regla de reunión de agendas? Siempre hable sobre las agendas de la reunión … antes de la reunión. ¿Segunda regla de las agendas de reunión? En realidad se adhieren a ellos. ¿Tercera regla de agendas de reunión? Asegúrese de que la reunión termine con la discusión / acuerdo de los elementos de acción @alonnovy
• Agenda de la reunión exitosa: use la regla del 3: Las agendas de la gran reunión son cortas, claras y acordadas de antemano por los asistentes a la reunión. Para obtener un punto extra al crear y compartir la agenda de su reunión, asigne un límite de tiempo para cada elemento. @paul_berko

¿Cómo serán las reuniones en el futuro?

• Quizás el asistente de inteligencia artificial pueda realizar algo, si no toda la moderación, así como tomar notas en @philsiarri.
• Las reuniones en el futuro serán hiperproductivas porque todos usarán ScribblePost para tomar notas y compartir acciones 😉 @paul_berko
• Mtgs están muertos, hay sesiones de Decisioning y People Dev, el resto es trabajo real que impulsa la mejora @rodhogrefe
• Reuniones de realidad virtual que le permiten voltear el escritorio y salir corriendo sin que otros lo vean. Realmente no me gustan las reuniones … Pero en serio creo que las reuniones serán más organizadas gracias a las excelentes herramientas de programación y planificación como ScribblePost @kjaymiller

Notas al pie

[1] Hacks de reuniones en #WorkSmartChat

Answer 2

Odio las reuniones. Ahí lo dije. Está ahí fuera. En su mayoría, odio las reuniones porque la gran mayoría son una simple y absoluta pérdida de tiempo para todos. En las empresas de todo el país y en todo el mundo, los empleados asisten a 62 reuniones por mes y al menos la mitad de esas reuniones se consideran “tiempo perdido”. Los empleados pasan horas y horas en las salas de reuniones hablando y discutiendo sin un objetivo claro. Nadie sabe por qué están allí, qué se supone que deben hacer y qué debe suceder después de la reunión, excepto para tener otra reunión.

Las reuniones son actualmente uno de los elementos más improductivos de nuestros días, pero no tienen que serlo. Con algunos ajustes simples y un poco de disciplina, las reuniones pueden ser bastante eficientes y efectivas, e incluso bastante satisfactorias. Aquí le mostramos cómo puede hacer que sus reuniones vuelvan a funcionar:

• Programe reuniones por adelantado y piense críticamente sobre la cantidad de tiempo que se necesita. No es necesario que todas las reuniones sean de una hora. La mayoría se puede manejar en 15-30 minutos.
• Tenga en cuenta quiénes son invitados a asistir y cuál es su función específica en la reunión. Trate de limitar el número de asistentes y recuerde que solo necesita invitar a una persona para que represente a cada departamento o grupo.
• Establecer un objetivo claro para la reunión. Identificar y comunicar el objetivo específico y el resultado esperado de la reunión.
• Describa una agenda que incluya temas con asignaciones de tiempo y envíela a los participantes de la reunión con anticipación para que estén preparados.
• Comience las reuniones a tiempo y finalice 5-10 minutos antes para permitir que las personas se reagrupen y lleguen a tiempo a su próxima reunión.
• Identifique un conservador de registros para tomar notas, documentar decisiones y registrar elementos de acción que deben asignarse a personas específicas con fechas límite.
• Pídales a los participantes que guarden sus teléfonos y computadoras portátiles por el tiempo que dure la reunión o si tienen algo más urgente que cuidar, deben sentirse libres de abandonar la reunión y ponerse al día con las notas de la reunión.
• Asegúrese de que la discusión y todos los comentarios estén relacionados con el tema y sean relevantes. Si surgen otros temas, sugiera programar un tiempo separado para discutirlos y anime a todos a volver al tema en cuestión recordándoles el objetivo.
• Tan pronto como finalice la reunión, agregue cualquier elemento de acción que pueda haber sido asignado a su lista de tareas para que no se olvide de ellos.
• Envíe notas de la reunión a los participantes de la reunión dentro de las 24 horas posteriores a la reunión, incluidas las decisiones clave, los puntos de acción y los próximos pasos.

PRUEBE ESTO : antes de programar su próxima reunión, deténgase y revise esta lista. Elige tres de estas cosas para implementar y ver cómo funciona y qué reacción obtienes. Guarda lo que funciona y tira lo que no. Luego, elige tres más para probar tu próxima reunión. Puede ser un líder en su organización liderando reuniones efectivas.

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Answer 3

A2A

A veces se pueden lograr grandes transformaciones en la efectividad de las reuniones con ajustes muy pequeños.

Por ejemplo, como joven jefe de departamento en una empresa de publicaciones, solía asistir a reuniones de administración que, cuando me unía a ellas, se llevaban a cabo de acuerdo con las Reglas de Orden de Robert.

Estaba a cargo de Promoción y encontré estas reuniones muy frustrantes cuando otros gerentes votaron sobre temas promocionales que no tenían nada que ver con su propia experiencia ni con sus zonas de responsabilidad. Tenía que sentarme allí semana tras semana y escuchar todo tipo de opiniones sobre lo que planeaba hacer en mi propio departamento, sin ninguna experiencia en absoluto.

Descubrí que tenía que empezar a conceder favores a las personas para que se les permitiera hacer mi propio trabajo correctamente. También tuve que practicar la política para tratar de ganar los votos de los jugadores mayores que me vieron como un joven advenedizo. Ninguno de los cuales tenía nada que ver con hacer el trabajo para el que fui contratado.

Luego, obtuvimos un nuevo Gerente general que hizo dos cambios simples a nuestros procedimientos de reunión: 1. Reproduzca su opinión solo cuando el tema en discusión afecte su zona de responsabilidad o cuando tenga experiencia genuina para compartir sobre el tema, y ​​2) Vote solo En temas que afectan tu trabajo.

Si no pudo mostrar la conexión primero, a él no le interesaba perder el tiempo de todos con su opinión gratuita. En otras palabras, él estaba allí para ayudar a las personas a coordinarse, no para escuchar lo que pensaban sobre cómo todos los demás deberían hacer su trabajo. La votación se hizo menos necesaria porque en muchos casos solo tuvimos que informar a nuestros colegas lo que estábamos haciendo, si nadie tenía un problema con eso, según cómo afectaba solo a su propio departamento, entonces no estaba sujeto a un voto. Esto alentó la iniciativa en lugar del viejo sistema de reuniones que lo sofocaba.

Desde ese momento en adelante, la reunión semanal tomó un cuarto del tiempo que solía hacerlo, logró cuatro veces más en cada sesión y se convirtió en un placer asistir.

Una buena manera de fomentar un programa Open Badging dentro de su empresa es exigir que las personas demuestren que tienen una insignia para cualquier tema / actividad que deseen comentar en una reunión. Sin placa = mantén la boca cerrada.

Si realmente hace cumplir esto, amordazando a cualquier persona que sea demasiado perezosa para que su experiencia sea validada formalmente, pronto se despertarán y adoptarán el programa. Y también traerá más orden a la parte de recursos humanos de su organización en muchas otras formas.

Doy más detalles sobre esto en una pregunta que respondí hace un rato sobre los sistemas para cosechar la sabiduría de la multitud: la respuesta de Gus Griffin a ¿Cuáles son los buenos métodos para evitar la estupidez masiva y reunir la sabiduría de la multitud? (Vea también el detalle adicional en Comentarios).

Answer 4

Productividad de la primera media hora: 50% (café, discursos de apertura, discusiones bilaterales toman parte del tiempo)

Productividad de la siguiente hora hasta 90 minutos: 100–120%.

Productividad después de dos horas de reunión: 0% a 10%.

Entonces, cuando organizo una reunión, la programo por dos horas (entonces comienza dos horas antes de la hora del almuerzo o de la hora de salida).

Si asisto a una reunión, sé que no se dice nada relevante durante los primeros 30 minutos y, si puedo, me voy después de dos horas y media.

Answer 5

Sepa qué quiere hacer, por qué quiere hacerlo y cómo podría hacerlo. Luego, si usted es el jefe, cómo hacer que todos los demás se entusiasmen con lo que “nosotros” haremos juntos o si un trabajador trata de convencer a los demás de que esto es lo que debe hacerse.

En esencia, vaya con puntos o argumentos muy específicos en mente. Sin embargo, no asumas que tienes el producto final. Aproveche la reunión para compartir su idea y mejorarla.

Otros que sean flexibles. Si usted es el jefe, asegúrese de no entrar con una actitud de “Sé todo”. Las ideas y las innovaciones son mejores cuando se considera la entrada de todos. Nunca se sabe lo que alguien puede decir que podría marcar un camino aún mejor. Para los presentadores, no espere que todo salga a su manera, asegúrese de tener los datos que necesita. Sé consciente de tus sesgos.

Para todas las partes tener confianza en ti mismo. Tu humano y también lo son las otras personas. Tienes lo que crees que es una buena idea y el coraje para compartirlo. Eso es genial Recuerde que incluso si no funciona, puede enorgullecerse de saber que tuvo ese valor e hizo lo mejor que pudo.